База знаний

Различия

Показаны различия между двумя версиями страницы.

Ссылка на это сравнение

Следующая версия 		Предыдущая версия
добавление_нового_входящего_документа [15.02.2024 06:59]
Сергей Шахов создано 		добавление_нового_входящего_документа [15.02.2024 07:12] (текущий)
Сергей Шахов
Строка 7: Строка 7:
 ===== Добавление нового входящего документа ===== ===== Добавление нового входящего документа =====
  
 +Повседневная задача в программе заключается в том, чтобы добавить новый полученный входящий документ. Независимо от источника, процесс будет одинаков.
 +
 +Например, в офис управляющей компании пришёл житель обслуживаемого дома и сообщил, что он хочет написать заявление о том, чтобы представители управляющей компании обследовали швы в его квартире.
 +
 +**Текст заявления, допустим, будет выглядеть таким образом:** 
 +
 +----
 +Директору УК “Дом”
 +
 +Николаеву А.И.
 +
 +от Иванова Петра Владимировича
 +
 +собственника жилья по адресу:
 +
 +ул. Калинина, 32, кв. 18
 +
 +8-925-925-25-52
 +
 +**Заявление**
 +
 +Прошу обследовать межпанельные швы в моей квартире. Зимой отсырел угол стены и появился грибок, во время дождей с верхнего откоса на кухне идёт протечка в квартиру, намокают обои вдоль плинтуса и по полу пошла плесень. Прошу принять меры по устранению данных проблем.
 +
 +30.01.2024
 +
 +П.В. Иванов
 +----
 +
 +**Дальнейшие действия секретаря будут такие:**
 +  - Принять заявление и зарегистрировать его. 
 +  - На заявлении поставить отметку о номере и дате регистрации обращения.
 +  - Сделать копию обращения и отдать жителю.
 +  - Занести обращение в систему для работы с ним.
 +
 +Для того, чтобы поставить отметку о номере и дате регистрации на обращении, секретарю требуется знать следующий по порядку регистрационный номер. Кроме того, в организации могут использоваться различные очереди регистрации, которые соответствуют определённой группе клиентов.
 +
 +**Разберём по порядку действия секретаря, связанные с программой:**
 +
 +  * Принять заявление и зарегистрировать его.
 +
 +Секретарь сканирует документ, определяет местоположение его скан-копии для добавления в карточку электронного документа.
 +Далее следует нажать на универсальную кнопку **+ Создать** в разделе Входящие документы:
 +{{::edo13.png|}}
 +И заполнить карточку документа, добавив информацию о собственнике, если она не была добавлена ранее (в ином случае, её можно отредактировать):
 +{{::edo14.png|}}
 +Карточка документа заполнена: 
 + {{::edo15.png|}}
 +Далее прикладываем сканированное обращение собственника жилья на вкладке Файлы карточки документа:
 +{{::edo16.png|}}
 +Таким образом черновик нового входящего документа будет сохранён и станет доступна возможность зарегистрировать новый входящий документ:
 +{{::edo17.png|}}
 +
 +При нажатии на кнопку подтверждения, будет проставлен очередной номер регистрации. 
 +
 +  * На заявлении поставить отметку о номере и дате регистрации обращения.
 +Номер регистрации есть, секретарь может вписать его в поставленную печать регистрации на оригинал обращения собственника жилья. 
 +
 +  * Сделать копию обращения и отдать жителю.
 +Житель уверен, что его обращение взято в работу, теперь он может интересоваться сроками и результатом работы по обращению удобным согласованным способом (например, звонок по телефону с указанием номера входящего обращения).
 +
 +  * Занести обращение в систему для работы с ним.
 +Обращение занесено на первом этапе секретарём. Как вариант, для сокращения времени первичной реакции на обращение, могла быть заполнены только Тема документа, сохранён, а, затем, зарегистрирован новый входящий документ. А секретарь запланировал бы дальнейшее внесение оставшейся информации в карточку документа.
  
добавление_нового_входящего_документа.1707980346.txt.gz · Последнее изменение: 15.02.2024 06:59 — Сергей Шахов