База знаний

Различия

Показаны различия между двумя версиями страницы.

Ссылка на это сравнение

Следующая версия 		Предыдущая версия
добавление_нового_входящего_документа [15.02.2024 06:59]
Сергей Шахов создано 		добавление_нового_входящего_документа [31.10.2025 08:35] (текущий)
Ольга Тимохина
Строка 6: Строка 6:
 ---- ----
 ===== Добавление нового входящего документа ===== ===== Добавление нового входящего документа =====
 +
 +Повседневная задача в программе заключается в том, чтобы добавить новый полученный входящий документ. Если это обращение по электронной почте, из ГИС ЖКХ или Личного кабинета жителя – большая часть документа будет уже предзаполнена.
 +
 +Но, если это личное обращение или письмо, пришедшее через Почту России, процесс будет одинаков.
 +
 +Например, в офис управляющей компании пришёл житель обслуживаемого дома и сообщил, что он хочет написать заявление о том, чтобы представители управляющей компании обследовали швы на стене дома у его квартиры.
 +
 +**Текст рукописного заявления на бумаге (бланк предоставила для заполнения жителю секретарь), допустим, будет выглядеть таким образом:**
 +----
 +Директору УК “Дом”
 +
 +Николаеву А.И.
 +
 +от Иванова Петра Владимировича
 +
 +собственника жилья по адресу:
 +
 +ул. Калинина, 32, кв. 18
 +
 +8-925-925-25-52
 +
 +**Заявление**
 +
 +Прошу обследовать межпанельные швы в моей квартире. Зимой отсырел угол стены и появился грибок, во время дождей с верхнего откоса на кухне идёт протечка в квартиру, намокают обои вдоль плинтуса и по полу пошла плесень. 
 +Прошу принять меры по устранению данных проблем.
 +
 +10.10.2025                                                                                                 П.В. Иванов
 +
 +
 +----
 +
 +**Дальнейшие действия секретаря будут такие:**
 +  - Принять заявление и зарегистрировать его. 
 +  - На заявлении поставить отметку о номере и дате регистрации обращения.
 +  - Сделать копию обращения и отдать жителю.
 +  - Занести обращение в систему для работы с ним.
 +
 +Для того, чтобы поставить отметку о номере и дате регистрации на обращении, секретарю требуется знать следующий по порядку регистрационный номер. Кроме того, в организации могут использоваться различные очереди регистрации, которые соответствуют определённой группе клиентов.
 +
 +**Разберём по порядку действия секретаря в программе:**
 +
 +  * Принять заявление и зарегистрировать его.
 +
 +Секретарь сканирует документ, определяет местоположение его скан-копии для добавления в карточку электронного документа.
 +Далее следует нажать на универсальную кнопку **Создать** в разделе Входящие документы:
 +{{:12док.png?400|}}
 +И заполнить карточку документа:
 + {{:13док.png?400|}}
 +Добавить информацию о собственнике, если она не была добавлена ранее (в ином случае, её можно отредактировать):
 + {{:14док.png?400|}}{{:15док.png?400|}}
 +Далее прикладываем сканированное обращение собственника жилья на вкладке Файлы карточки документа:
 + {{:16док.png?400|}}
 +Это можно сделать по нажатию на поле, в стандартном диалоге.
 +Кроме того – перенести необходимые файлы в окно карточки документа. Они будут добавлены после сохранения. 
 +
 +Таким образом черновик нового входящего документа будет сохранён и станет доступна возможность зарегистрировать входящий документ:
 + {{:17док.png?400|}}
 +При нажатии на кнопку **Регистрация** (доступна только пользователям с правом регистрации), будет проставлен очередной номер регистрации. 
 +
 +**- На заявлении поставить отметку о номере и дате регистрации обращения.**
 +
 +Номер регистрации есть, секретарь может вписать его в поставленную печать регистрации на оригинал обращения собственника жилья. 
 +
 +**- Сделать копию обращения и отдать жителю.**
 + 
 +Житель может быть уверен, что его обращение взято в работу, теперь он может интересоваться сроками и результатом работы по обращению 
 + удобным согласованным способом (например, звонок по телефону с указанием номера входящего обращения).
 +
 +**- Занести обращение в систему для работы с ним.**
 +
 +Обращение занесено на первом этапе секретарём. Как вариант, для сокращения времени первичной реакции на обращение, могла быть заполнены 
 +только Тема документа, сохранён, а, затем, зарегистрирован новый входящий документ. А секретарь запланировал бы дальнейшее внесение 
 +оставшейся информации в карточку документа.
  
  
добавление_нового_входящего_документа.1707980346.txt.gz · Последнее изменение: 15.02.2024 06:59 — Сергей Шахов