Общий отдел

Эта страница только для чтения. Вы можете посмотреть её исходный текст, но не можете его изменить. Сообщите администратору, если считаете, что это неправильно.
[[:start|Вернуться на главную]]

[[электронный_документооборот|Электронный документооборот]]

[[:Ответ на обращение]]
----

===== Общий отдел =====
Работа отдела начинается с оценки перечня документов:
{{::оценка_обращений.jpg|}}
И, затем, необходимости подготовки ответа на поступившее обращение:
{{::обращение.jpg|}}

В примере - обращение из ГИС ЖКХ от жителя. В связи с этим, ограничена смена типа отправления, типа отправителя и непосредственно самого обратившегося. Это сделано для сохранения связи с первоначальным обращением дальнейшего ответа.

В карточке входящего документа уже проставлена вся необходимая информация, карточка заполнена. Так как это сообщение, поступившее из внешней системы, оно автоматически зарегистрировано. В ином случае, требовалось бы ещё и **дозаполнить** необходимую информацию.

**Следующий этап работы** - ознакомление **Руководителя** с новым обращением и получение его решения о назначении обращения в работу конкретным отделу (или отделам).

Для этого следует нажать на кнопку **Назначить задачу** и в следующем окне выбрать - кого требуется ознакомить с содержимым обращения:

{{::исполнители.jpg|}}

Затем, после подтверждения, задача на ознакомление будет назначена:
{{::задача_на_ознакомление_в_журнале.jpg|}}

Руководитель, ознакомившись с задачей и изначальным документом, определит исполнителей:
{{::задача_исполнители.jpg|}}

Далее, требуется завершить задачу **на ознакомление** и создать новую - **на исполнение** определённым Руководителем исполнителям. Для этого требуется нажать во **входящем документе** на кнопку **Вернуть** (чтобы вернуть его с обработки):
{{::документ_вернуть.jpg|}}

Затем повторно **Назначить задачу**, чтобы сообщить исполнителям о необходимости подготовки ответа на обращение: 
{{::документ_задача_исполнители.jpg|}}

На вкладке **Связи** входящего документа можно оценить все назначенные задачи:
{{::входящий_документ_все_задачи.jpg|}}

Главному и дополнительному исполнителю следует ознакомиться с поступившей задачей и **принять её в работу**.

Затем, для подготовки и переназначения связанного исходящего документа, следует завершить работу по обработке входящего документа, нажав в его карточке на кнопку **Завершить**. Станет доступна кнопка **Ответить**, при нажатии на которую будет создан связанный исходящий документ, с которым будет работать **Главный исполнитель**:

{{::документ_ответить.jpg|}}

{{::исходящий_документ_новый_2.jpg|}}

В нём следует назначить **Автором** Главного исполнителем, во вкладке Информация указать информацию об определённых Руководителем исполнителях и нажать кнопку **Сохранить и закрыть**.

Текущий этап работы закончен - далее очередь готовить ответ на обращение у Главного и дополнительного исполнителей.
После того, как исполнители подготовят ответ - ими будут **выполнены задачи** на исполнение и **подготовлен исходящий документ**. 
Общий отдел выполняет завершающие действия с исходящим документом - согласование, регистрацию, отправку в ответ на поступившее обращение.

**Файл официального ответа** в формате электронного документа будет сформирован системой и добавлен на вкладке Файлы уже после завершения исходящего документа. Его можно просмотреть после нажатия на символ глаза на его иконке:
{{::исходящий_ответ_завершено.jpg|}}

Его будет возможно просмотреть и отредактировать, если требуется:
{{::официальное_письмо.jpg|}}
общий_отдел.txt · Последнее изменение: 08.04.2024 22:46 — Сергей Шахов