Электронный документооборот

Эта страница только для чтения. Вы можете посмотреть её исходный текст, но не можете его изменить. Сообщите администратору, если считаете, что это неправильно.
[[:start|Вернуться на главную]]

====== Электронный документооборот ======

**ПО "Докувед"** - это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций, связанных с регистрацией и учётом документов, подготовкой проектов документов, их согласования и утверждения, постановкой задач внутри организации, их доведения до исполнителей и контроля хода их исполнения.  
Разработка данного программного решения ведётся компанией **ООО “БИТ”**.
В данном справочном руководстве приведены рекомендации по работе с Системой электронного документооборота (далее - Система). Документ предназначен для пользователей системы.

**Основные функции программы:** 

  * регистрация и учёт документов (входящих, исходящих, внутренних); 
  * получение электронной почты для дальнейшей отправки ответов из программы;
  * получение обращений из ГИС ЖКХ и ответов на них;
  * получение обращений из Личного кабинета жителя и ответов на них;
  * подготовки проектов исходящих и внутренних документов, их согласование и утверждение;
  * постановка задач, доведение их до исполнителей и контроль хода их исполнения;
  * работы с имеющимися у компании контрагентами, хранение их контактной информации;
  * подготовка отчётов о работе в программе;
  * поиск документов и задач согласно различным условиям;
  * формирование архива завершённых документов и задач.

В программе имеется возможность построить всю работу с документами в организации. 
Кроме того - организовать постановку задач между сотрудниками с возможностью контроля. 
Также - хранить информацию о контрагентах, с которыми велась когда-нибудь или ведётся в настоящее время работа. При необходимости, можно построить настраиваемые отчёты за период, по конкретному сотруднику, организации и т.п.

=====Элементы интерфейса =====

====Окно авторизации====

{{:1док.png?400|}}
После перехода по ссылке, предоставленной пользователю, в окне авторизации программы следует ввести данные, предоставленные администратором системы - логин и пароль. После успешного ввода авторизационных данных и нажатия на кнопку Войти происходит загрузка программы. 
{{:2док.png?400|}}

====Основное окно программы и его элементы====

{{::3_док.jpg?400|}}

**Основное меню программы - разделы.**  
  * Входящие - документы, которые поступают в организацию извне. Включает в себя Претензии и Акты осмотра.
  * Исходящие - документы, которые готовят сотрудники организации.
  * Внутренние - документы, относящиеся к категории “Организационно- распорядительные документы”, служебные записки, приказы, распоряжения, заявления и т.д.
  * Задачи - на их основании происходит основное взаимодействие между сотрудниками организации. По связанным документам или отдельно.
  * Архив - документы и задачи, работа с которыми была полностью завершена.
  * Контрагенты - раздел с доступом к спискам контрагентов организации - физических или юридических лиц (в том числе - органов надзора), а также доступ к формируемым в программе отчетам).
  * Отчеты - раздел с доступом к спискам отчетов, которые доступны текущему пользователю.
  * Поиск - результаты поиска в программе с возможностью подробной фильтрации.

**Меню настроек и уведомлений**
  * Переключатель активного сотрудника (может быть больше одного)
  * Уведомления (колокольчик) - меню всех уведомлений программы, разделенных по категориям.
  * Переключение темы оформления
**Меню пользователя** (инициалы авторизованного пользователя) - настройки, справка о программе, кнопки смены пользователя и выхода из программы. 

== Центральная часть интерфейса программы==
  * Журнал раздела - перечень объектов (например, документов или задач), представленных в табличном виде с делением на страницы. Доступно переключение количества объектов, одновременно доступных на странице (25-100).
  * Быстрые фильтры раздела - фильтры, которыми пользуются чаще всего.
  * Кнопка просмотра записей в текущем журнале на конкретную дату.
  * Меню элементов отображения – показ в полноэкранном режиме, скрытие колонок журнала.
  * Функциональная кнопка Создать – основная кнопка, нажатие на которую позволяет создать новый объект (карточку документа, задачи, контрагента и т.д.) в данном разделе.

==== Карточка документа ====
{{:4док.png?400|}}

**В карточке документа представлены следующие элементы интерфейса:**

1. Кнопки дополнительных действий 
   * Кнопка добавления тегов.
   * Кнопка добавления ручной связи. Открывается окно поиска и связывания с текущим объектом дополнительных вручную.
   * Кнопка печати формы карточки документа.

2. Блок реквизитов документа.
  * Тема документа - о чём этот создаваемый документ.
  * Исходящий номер – номер исходящего, который был во входящем документе, который получили.
  * Тип документа - к какому разделу документ относится.
  * Статус документа – состояние, в котором находится документ в данный момент. Например, это черновик или документ, переданный в работу.
  * Регистрационный номер документа - очередной номер регистрации.
  * Данные о времени создания документа и авторе, который его создал.
  * Срок документа – планируемый срок, который отводится на обработку запроса по документу.
  * Приоритет – выставляемая важность документа.

3. Блок данных отправителя документа.
  * Тип отправления - откуда получен входящий документ, по какому каналу связи.
  * Тип отправителя - категория отправителя входящего документа.
  * Организация - заполняется, если отправитель - юридическое лицо или контролирующий орган.
  * Отправитель документа - непосредственная персона отправителя, от которого получен входящий документ.
  * Данные о телефоне и электронной почте отправителя документа.
  * Связанный с документом адрес – адрес, по которому получен запрос. Может отличаться от адреса отправителя. 

4. Вкладки функциональных частей карточки.
  * Информация - поле для указания дополнительной информации о документе.
  * Файлы - интерфейс добавления файлов к карточке документа.
  * Связи - место отображения документов или задач, которые связаны с создаваемым документом.
  * История - история изменений содержимого или свойств создаваемого документа.

5. Блок функциональных кнопок.
  * Сохранить   - нажатие сохраняет содержимое карточки и закрывает её.
  * Назначить задачу  - нажатие открывает интерфейс назначения связанных с документом задач по его обработке одному или нескольким исполнителям. 
  * Ответить  - нажатие приводит к быстрому ответу на заполненный документ, пропуская процесс согласования содержимого входящего или исходящего документа.
  * Задание   - подготовка производственного задания на основании поступившего обращения для подрядной организации.
  * Завершить  - нажатие завершает работу с создаваемым документом, становится доступной кнопка перемещения документа в архив.

===== Практические советы по работе в программе =====
==== Фильтрация в журналах (разделах) ====

Меню фильтров раздела позволяет быстро выбрать документы или задачи по распространённым и удобным фильтрам.

{{:5док.png?400|}}

Также в меню фильтров можно найти дополнительные фильтры для ограничения списка объектов раздела.
{{:6док.png?400|}}

Применение фильтров происходит при выборе одного или нескольких фильтров и нажатия кнопки **Применить** внизу панели фильтров. 
Для дополнительной фильтрации журнала в рамках текущей страницы, можно нажать на любую из колонок.
{{:7док.png?400|}}

==== Регистрация документа ====
Регистрация документа может потребоваться в различных рабочих ситуациях и очередность действий при этом будет зависеть от принятых в организации процессов. В программе доступна настройка очередей регистрации, которые могут зависеть от различных параметров (на выбор администратора системы). В основном, при стандартной настройке, на очереди регистрации влияет Тип документа и Тип отправителя/получателя. В связи с этим, если в поле Тип отправителя/получателя не сделан конкретный выбор – документу будет присвоен стандартный номер, без уточнения принадлежности очереди.

**В общем виде зарегистрировать документы можно:**

1.	Входящий документ, полученный официально из внешнего источника.

 {{:8док.png?400|}}
2.	Исходящий документ, прежде чем он будет отправлен, официальным письмом
3.	Внутренний документ, для принятия в исполнение. 

**Зарегистрировать документ можно двумя способами:**

1.	Самостоятельно, если сотрудник обладает правами на регистрацию документов, которые ему выданы администратором системы.

2.	С помощью другого сотрудника, у которого есть права на регистрацию - посредством постановки задачи на регистрацию.

 {{:9док.png?400|}}
Для этого требуется из регистрируемого документа назначить связанную задачу на его регистрацию другому сотруднику.

{{:10док.png?400|}}

==== Массовые операции ====

В случае, если сотруднику присвоена роль регистратора, ему также доступны массовые операции с входящими документами.
{{:11док.png?400|}}
В текущей версии реализация массовых операций выполнена в виде дополнительной панели инструментов.

Для её вызова требуется выделить несколько документов и выбрать из выпадающего списка функцию **Стать автором** или же фамилию другого сотрудника, который станет новым автором в выбранных документах. Кроме того, по нажатию на кнопку **Завершить**, все выбранные документы будут завершены. При переходе в область фильтрации Завершённых документов, регистратору также становится доступна и кнопка **В архив**, которая позволяет заархивировать сразу все выбранные документы.

==== Добавление нового входящего документа ====

Повседневная задача в программе заключается в том, чтобы добавить новый полученный входящий документ. Если это обращение по электронной почте, из ГИС ЖКХ или Личного кабинета жителя – большая часть документа будет уже предзаполнена.

Но, если это личное обращение или письмо, пришедшее через Почту России, процесс будет одинаков.

Например, в офис управляющей компании пришёл житель обслуживаемого дома и сообщил, что он хочет написать заявление о том, чтобы представители управляющей компании обследовали швы на стене дома у его квартиры.

**Текст рукописного заявления на бумаге (бланк предоставила для заполнения жителю секретарь), допустим, будет выглядеть таким образом:**
----
Директору УК “Дом”

Николаеву А.И.

от Иванова Петра Владимировича

собственника жилья по адресу:

ул. Калинина, 32, кв. 18

8-925-925-25-52

**Заявление**

Прошу обследовать межпанельные швы в моей квартире. Зимой отсырел угол стены и появился грибок, во время дождей с верхнего откоса на кухне идёт протечка в квартиру, намокают обои вдоль плинтуса и по полу пошла плесень. 
Прошу принять меры по устранению данных проблем.

10.10.2025     	                                                                                           П.В. Иванов
									

----

**Дальнейшие действия секретаря будут такие:**
  - Принять заявление и зарегистрировать его. 
  - На заявлении поставить отметку о номере и дате регистрации обращения.
  - Сделать копию обращения и отдать жителю.
  - Занести обращение в систему для работы с ним.

Для того, чтобы поставить отметку о номере и дате регистрации на обращении, секретарю требуется знать следующий по порядку регистрационный номер. Кроме того, в организации могут использоваться различные очереди регистрации, которые соответствуют определённой группе клиентов.

**Разберём по порядку действия секретаря в программе:**

  * Принять заявление и зарегистрировать его.

Секретарь сканирует документ, определяет местоположение его скан-копии для добавления в карточку электронного документа.
Далее следует нажать на универсальную кнопку **Создать** в разделе Входящие документы:
{{:12док.png?400|}}
И заполнить карточку документа:
 {{:13док.png?400|}}
Добавить информацию о собственнике, если она не была добавлена ранее (в ином случае, её можно отредактировать):
 {{:14док.png?400|}}{{:15док.png?400|}}
Далее прикладываем сканированное обращение собственника жилья на вкладке Файлы карточки документа:
 {{:16док.png?400|}}
Это можно сделать по нажатию на поле, в стандартном диалоге.
Кроме того – перенести необходимые файлы в окно карточки документа. Они будут добавлены после сохранения. 

Таким образом черновик нового входящего документа будет сохранён и станет доступна возможность зарегистрировать входящий документ:
 {{:17док.png?400|}}
При нажатии на кнопку **Регистрация** (доступна только пользователям с правом регистрации), будет проставлен очередной номер регистрации. 

**- На заявлении поставить отметку о номере и дате регистрации обращения.**

Номер регистрации есть, секретарь может вписать его в поставленную печать регистрации на оригинал обращения собственника жилья. 

**- Сделать копию обращения и отдать жителю.**
 
Житель может быть уверен, что его обращение взято в работу, теперь он может интересоваться сроками и результатом работы по обращению 
 удобным согласованным способом (например, звонок по телефону с указанием номера входящего обращения).

**- Занести обращение в систему для работы с ним.**

Обращение занесено на первом этапе секретарём. Как вариант, для сокращения времени первичной реакции на обращение, могла быть заполнены 
только Тема документа, сохранён, а, затем, зарегистрирован новый входящий документ. А секретарь запланировал бы дальнейшее внесение 
оставшейся информации в карточку документа.

==== Постановка задач ====

**В программе возможно поставить задачу исполнителю двумя способами:**

  - В рамках связанного документа.
  - Отдельно, в разделе Задачи.

В рамках связанного документа постановка задачи может потребоваться, например, при необходимости ознакомить с новым входящим документом руководителя компании, отдельных сотрудников. Или, допустим, найти информацию и подготовить на её основании ответ на поступивший входящий документ (т.е. подготовить исходящий документ), а, прежде, согласовать его содержимое с начальником отдела, юристом или руководителем. Также, можно в рамках связанной задачи согласовать заявление на отпуск или ознакомить приказ об изменении распорядка в предпраздничный день (внутренние документы).

Отдельно поставленная задача может быть не связана с каким-то документом. К примеру, это может быть распоряжение о подготовке отчёта о работе в предыдущем периоде или необходимость в поиске дополнительной информации по контрагентам компании с целью более полного заполнения соответствующих карточек.  

**Разберём оба варианта на примерах.** 
В первом случае это будет в рамках уже добавленного нами в систему входящего документа. Требуется согласовать обращение жителя с руководителем, для того, чтобы он распорядился - что с ним делать дальше. 

Для усложнения процесса, определим, что секретарь в компании отвечает только за приём входящих документов и доведения их содержимого до руководителя. 

Соответственно, в рамках своих должностных обязанностей, секретарь, на основании сохранённого документа отправляет задачу руководителю на ознакомление с документом.

После нажатия на кнопку **Назначить задачу** в карточке входящего документа, появляется окно создания новой задачи (или нескольких задач, по нажатию на кнопку + в верхней левой части):
{{:18док.png?400|}}
**Карточку задачи следует внимательно заполнить, учитывая при этом:**

Тема задачи – должна быть понятной и соответствующей содержанию. Избегайте одинаковых, не очевидных названий.
Тип задачи – отражает её направленность.
Отдел исполнителя – фильтр, который служит для отбора в списке исполнителей.
Срок исполнения – проставляется автоматически, но может быть изменён при постановке задачи. 
После назначения задачи, становится доступно больше элементов в карточке – дополнительные вкладки и кнопки.

**Содержимое вкладок задачи:**

На вкладке **Файлы** можно добавить файлы, связанные с исполнением задачи.

На вкладке **Связи** можно посмотреть связанный документ (переход к нему по двойному нажатию).

На вкладке **Отчёт** можно заполнить отчёт о выполнении задачи.

На вкладке **Комментарии** можно обменяться комментариями с автором.

На вкладке **История** видны действия, которые выполнялись с задачей.

{{:19док.png?400|}}
Для изменения содержимого карточки задачи, её автор должен нажать кнопку **Вернуть**. При этом, работа исполнителя по задаче станет невозможна. При нажатии кнопки **Завершить** завершается работа всякая работа по задаче.
{{:20док.png?400|}}
**В карточке задачи исполнитель может сделать:**

1.	Нажать на кнопку **Принять в работу**. Статус задачи измениться на В работе, автору задачи уйдёт соответствующее уведомление о том, что исполнитель принял задачу в работу.

2.	На различных вкладках карточки задачи – добавить файлы, связанные с исполнением задачи (в рамках ознакомления с документом – не требуется), посмотреть связанный документ, заполнить Отчёт о выполнении задачи (можно, например, написать – кто будет заниматься подготовкой ответа на документ, кому назначить связанные задачи по непосредственной работе в рамках запроса жителя и т.д.), обменяться комментариями с автором документа, которые помогут принять решение.

3.	Нажать на кнопку **Завершить** – для того, чтобы статус задачи изменился на Выполнена.
{{:21док.png?400|}}
После того, как исполнитель завершил задачу – она переходит в статус **Выполнена**. Если её завершил автор – **Завершена**. В этом случае автору доступно только одно действие с задачей – отправить в архив.

==== Согласование ответа ====

Возвращаемся к моделированной ситуации. В рамках своих обязанностей секретарь довела до руководителя содержание входящего документа и получила рекомендации по дальнейшим действиям с документом. 

В связи с этим, чтобы назначенный исполнитель смог подготовить ответ (исходящий документ) на полученное обращение, секретарь назначает задачу на исполнение.

Согласно распоряжению руководителя, дальнейшую работу будет проводить технический отдел. Начальник технического отдела – новый исполнитель по обращению. Она решает самостоятельно ответить на поступившее обращение. Текст ответа потребуется согласовать с руководителем. 

Для этого в карточке входящего документа она нажимает кнопку **Ответить**. 

После этого будет создан новый связанный исходящий документ:
{{:22док.png?400|}}
Начальник технического отдела, обнаружив, что контакты не полные, звонит собственнику и уточняет его адрес электронной почты. Отправитель обращения, в связи с этим, просит её продублировать официальный ответ и на адрес электронной почты, который он сообщил.

Для этого требуется добавить адрес электронной почты в карточку контрагента. Можно сделать это из соответствующего подраздела **Контрагенты**. Кроме того, можно это сделать прямо из карточки документа.
{{:23док.png?400|}}
Адрес добавлен, карточка документа заполнена, можно провести согласование с руководителем компании. Для этого следует нажать кнопку **Назначить задачу** в карточке исходящего документа и заполнить карточку назначения связанной задачи.

Кроме руководителя, по условиям, принятым в УК «Дом», дополнительно требуется согласовать содержимое ответа с юристом.
{{:24док.png?400|}}
После нажатия на кнопку **Назначить** будут созданы две связанные с исходящим документом задачи на согласование – руководителю и юристу. Они открывают карточку задачи на согласование и оценивают содержимое согласуемого ответа.
{{:25док.png?400|}}
Документ согласован. Теперь его требуется зарегистрировать. 

После регистрации секретарь сможет распечатать автоматически сформированный исходящий ответ, чтобы затем отправить его почтой собственнику жилья.
{{:26док.png?400|}}
Кроме того, секретарю требуется продублировать ответ собственнику жилья по электронной почте. 

Для этого требуется проверить правильность выбранного адреса для отправки и нажать кнопку **Ответить** на вкладке **Ответ** исходящего документа.
Таким образом работа по исходящему документу будет завершена. Теперь его можно поместить в архив, нажав соответствующую кнопку **В архив**.

==== Схема описанного процесса ====

 {{:27док.png?400|}}
электронный_документооборот.txt · Последнее изменение: 01.11.2025 12:20 — Ольга Тимохина