[[:start|Вернуться на главную]]

[[электронный_документооборот|Электронный документооборот]]

[[:Практические советы по работе в программе]]
----
===== Добавление нового входящего документа =====

Повседневная задача в программе заключается в том, чтобы добавить новый полученный входящий документ. Если это обращение по электронной почте, из ГИС ЖКХ или Личного кабинета жителя – большая часть документа будет уже предзаполнена.

Но, если это личное обращение или письмо, пришедшее через Почту России, процесс будет одинаков.

Например, в офис управляющей компании пришёл житель обслуживаемого дома и сообщил, что он хочет написать заявление о том, чтобы представители управляющей компании обследовали швы на стене дома у его квартиры.

**Текст рукописного заявления на бумаге (бланк предоставила для заполнения жителю секретарь), допустим, будет выглядеть таким образом:**
----
Директору УК “Дом”

Николаеву А.И.

от Иванова Петра Владимировича

собственника жилья по адресу:

ул. Калинина, 32, кв. 18

8-925-925-25-52

**Заявление**

Прошу обследовать межпанельные швы в моей квартире. Зимой отсырел угол стены и появился грибок, во время дождей с верхнего откоса на кухне идёт протечка в квартиру, намокают обои вдоль плинтуса и по полу пошла плесень. 
Прошу принять меры по устранению данных проблем.

10.10.2025     	                                                                                           П.В. Иванов
									

----

**Дальнейшие действия секретаря будут такие:**
  - Принять заявление и зарегистрировать его. 
  - На заявлении поставить отметку о номере и дате регистрации обращения.
  - Сделать копию обращения и отдать жителю.
  - Занести обращение в систему для работы с ним.

Для того, чтобы поставить отметку о номере и дате регистрации на обращении, секретарю требуется знать следующий по порядку регистрационный номер. Кроме того, в организации могут использоваться различные очереди регистрации, которые соответствуют определённой группе клиентов.

**Разберём по порядку действия секретаря в программе:**

  * Принять заявление и зарегистрировать его.

Секретарь сканирует документ, определяет местоположение его скан-копии для добавления в карточку электронного документа.
Далее следует нажать на универсальную кнопку **Создать** в разделе Входящие документы:
{{:12док.png?400|}}
И заполнить карточку документа:
 {{:13док.png?400|}}
Добавить информацию о собственнике, если она не была добавлена ранее (в ином случае, её можно отредактировать):
 {{:14док.png?400|}}{{:15док.png?400|}}
Далее прикладываем сканированное обращение собственника жилья на вкладке Файлы карточки документа:
 {{:16док.png?400|}}
Это можно сделать по нажатию на поле, в стандартном диалоге.
Кроме того – перенести необходимые файлы в окно карточки документа. Они будут добавлены после сохранения. 

Таким образом черновик нового входящего документа будет сохранён и станет доступна возможность зарегистрировать входящий документ:
 {{:17док.png?400|}}
При нажатии на кнопку **Регистрация** (доступна только пользователям с правом регистрации), будет проставлен очередной номер регистрации. 

**- На заявлении поставить отметку о номере и дате регистрации обращения.**

Номер регистрации есть, секретарь может вписать его в поставленную печать регистрации на оригинал обращения собственника жилья. 

**- Сделать копию обращения и отдать жителю.**
 
Житель может быть уверен, что его обращение взято в работу, теперь он может интересоваться сроками и результатом работы по обращению 
 удобным согласованным способом (например, звонок по телефону с указанием номера входящего обращения).

**- Занести обращение в систему для работы с ним.**

Обращение занесено на первом этапе секретарём. Как вариант, для сокращения времени первичной реакции на обращение, могла быть заполнены 
только Тема документа, сохранён, а, затем, зарегистрирован новый входящий документ. А секретарь запланировал бы дальнейшее внесение 
оставшейся информации в карточку документа.