Аварийная диспетчерская служба

Аварийная диспетчерская служба - это служба, в которой используются автоматизированные системы для систематизации работы оборудования и персонала. Обеспечивает контроль режимов работы инженерных систем и оборудования, своевременное предупреждение о возникновении аварийных ситуаций или нештатных режимов работы инженерного оборудования. Разработка данного программного решения ведётся компанией ООО “БИТ”.

Основные функции программы:

• приём и обработка заявок (текущих, аварийных и платных) жителей;
• распределение заявок по типам, видам и статусам
• использование справочника услуг, распределённых по группам
• назначение задач исполнителю по заявке
• использование телеграм-бота для просмотра своих задач (исполнитель)
• интеграция с телефонией (журнал звонков, запись разговоров)
• анализ базы заявок с использованием различных фильтров
• построение аналитических отчётов по заявкам и задачам
• разграничение прав и полномочий пользователей

В окне авторизации программы пользователю следует ввести данные, предоставленные администратором системы - логин и пароль. После успешного ввода данных для авторизации и нажатия на кнопку Войти происходит загрузка программы.

Слева в нём основное меню программы Справа вверху в колокольчике – меню уведомлений. Правее кнопка смены темы программы (день/ночь) и меню пользователя. В нём текущий пользователь может выбрать – какие уведомления он будет получать при работе с программой. При переходе в боковом меню к одному из разделов программы, станет доступен журнал содержимого раздела. Например, ниже представлен журнал задач. В нём доступны созданные пользователями отдельно или назначенные в рамках заявок задачи. В журнале доступны быстрые фильтры над перечнем объектов данного раздела.

Правее, в меню на кнопке «три точки» можно развернуть журнал на весь экран или скрыть отдельные колонки. Далее кнопка фильтрации показа содержимого журнала. В конце строки, основная кнопка каждого раздела – Создать. С помощью неё можно создать новую запись в каждом разделе.

Основная функция диспетчерской службы – приём заявок от населения на территории обслуживаемых МКД.

В разделе заявок доступен журнал с перечнем заявок, которые могут быть отфильтрованы на усмотрение диспетчера для удобства использования.

В журнале присутствует и цветовая градация:

белый – новая заявка (черновик)

серый – зарегистрированная заявка (с номером)

бежевый – назначенная заявка (есть связанная задача)

зелёная – завершённая заявка

красная – просроченная заявка (истёк связанный срок на её исполнение)

Отфильтровать заявки можно как с помощью доступных фильтров (кнопка слева от + Создать), так и при нажатии по заголовкам колонок.

Двойное нажатие на строку открывает созданную заявку.

Создать новую заявку можно двумя способами – нажав на кнопку +Создать или в процессе звонка заявителя.

При нажатии на кнопку Создать, открывается окно новой заявки: Для наполнения требуется – выбрать Тип заявки – Текущая, аварийная или платная.

Выбрать Вид – Общедомовая, квартирная или городская (которая относится к администрации города).

Затем определить Группу услуг и Услугу, которая относится к заявке.

Описать сказанное заявителем в поле Информация.

Заполнить дополнительные данные о заявителе можно по нажатию на кнопку:

В карточке требуется в обязательном порядке заполнить Фамилию и имя заявителя (если не известно – можно поставить пробел):

Сменить тип – этот функция для того, чтобы из карточки Физического лица сделать организацию, скопировав в неё известные данные.

Отредактировать/добавить телефон или электронную почту можно в диалоге по нажатию на значки трубки или собаки:

Не забывайте подтверждать действие нажатием на кнопку Применить.

При создании заявки из поступившего звонка, действия диспетчера отличаются.

При поступлении звонка появляется в окне открытой программы окно с его данными. Если заявитель не в базе, то определяется только его номер:

После снятия трубки диспетчером, кнопка Перейти к заявке станет активной. После нажатия, появится блок с постепенным заполнением карточки заявки:

Требуется выбрать тип и вид заявки, тогда станут активными остальные поля.

Далее выбирается группа услуг и услуга, которая требуется заявителю.

Затем требуется выбрать адрес по заявке. Для этого вводится название улицы полностью.

Если сразу ввести адрес в виде «ленина 31 15», то в результатах выдачи будет искомый адрес – пр-кт Ленина, д. 31, кв. 15.

После выбора нужного дома из списка, следует дописать или выбрать из списка номер квартиры.

Адрес принимается после выбора строки с нужным адресом из выпадающего списка.

Далее, после нажатия на кнопку Создать, становится доступна вся карточка заявки.

В заявке также можно добавить справочный срок исполнения:

В поле Информация требуется записать сказанное Заявителем: Для редактирования данных заявителя, требуется нажать на кнопку справа от поля и выбрать Редактировать в выпадающем списке: Затем может потребоваться выбрать тип заявителя: После выбора физического лица в диалоге типа заявителя, открывается карточка, в которой следует внести известные данные: После нажатия на кнопку Применить, информация о заявителе появится как в карточках заявок, так и в журнале звонков:

В карточке заявки можно как нажать на Сохранить, для сохранения черновика карточки заявки, так и на Регистрация (при этом произойдёт и сохранение):

Заявка поменяет свой статус на Зарегистрированная и получит номер регистрации:

Далее можно назначить задачи исполнителям, связанные с данной заявкой.

В карточке заявки есть дополнительные функциональные кнопки, которые служат для следующего:

1. Добавление тэгов (меток)
2. Информация из ГИС ЖКХ по указанному в карточке адресу
3. Ручная связь с другими объектами
4. Печать формы карточки заявки
5. Информация о звонке

В разделе доступны все виды звонков (информация постоянно актуализируется при интеграции с имеющейся IP АТС (облачной АТС)). Звонки могут быть отфильтрованы как с помощью быстрых фильтров – кнопок, так и с помощью фильтров из меню (кнопка-воронка).

В строке доступны элементы управления звонком: - Добавление заявки вручную (плюс).

- Управление записью разговора.

Если запись разговора не привязана к заявке, сделать это также можно из карточки звонка (двойной клик по нему): При нажатии на кнопку-карандаш можно отредактировать данные звонившего:

Для того, чтобы создать заявку после завершения звонка и связать её с конкретным звонком, следует в Журнале звонков нажать на кнопку + для формирования новой заявки по состоявшемуся звонку. Далее следовать логике, описанной выше (п. 4 Заполнение заявки при звонке).

В программе возможно поставить задачу исполнителю двумя способами:

• В рамках связанной заявки.

• Отдельно, в разделе Задачи.

В рамках связанной заявки постановка задачи может потребоваться для того, чтобы исполнитель получил необходимую информацию по заявке.

Отдельно поставленная задача может быть и не связана с каким-то другим объектом. К примеру, это может быть распоряжение о подготовке отчёта о работе в предыдущем периоде или необходимость в поиске дополнительной информации по контрагентам компании с целью более полного заполнения соответствующих карточек.

В разделе Задачи по нажатию кнопки + Создать создаётся карточка новой задачи. В ней можно заполнить тему задачи (например, «Подготовка ежемесячного отчёта»). Далее выбирается тип задачи – есть несколько общих типов (например, Ознакомление или Исполнение). Но есть и уникальные. Например, задача на согласование подразумевает нажатие исполнителем кнопок согласования или отклонения. Кроме того, к любому объекту в программе можно добавить настроенный администратором Тег (метку) – как из журнала, так и из карточки сохранённого объекта: Для того, чтобы сократить список исполнителей по задаче, можно уточнить отдел исполнителя. В таком случае среди исполнителей будут только сотрудники этого отдела. Затем, для корректного назначения задачи, требуется выбрать исполнителя: Кроме того, срок исполнения задачи: Тип задачи позволяет исполнителю лучше понимать, что от него требуется. Также, для дополнительного уточнения важности задачи, в работе с ними можно пользоваться полем Приоритет: Далее, если требуется указать связанный с задачей адрес, это можно сделать в соответствующем поле: На вкладке Файлы можно добавить любые файлы, необходимые как для постановки задачи, так и подготовленные в результате её исполнения. На вкладке Связи – все связанные с задачей объекты, добавленные вручную или родительские, на основании которых задача была создана. Также доступно ручное связывание нескольких объектов по нажатию этой кнопки в карточке объекта: Далее требуется в окне поиска выбрать фильтры, нажать на Поиск, затем – Добавить связи. Добавленный объект будет доступен на вкладке Связи в карточке. Там же можно и отвязать его или другие объекты: На вкладке Отчёт исполнитель пишет отчёт по сути поставленной ему задачи. Он доступен для редактирования только ему. На вкладке Комментарии автор и исполнитель могут обмениваться сообщениями в процессе исполнения задачи. На вкладке История автору задачи доступен перечень событий по этой задаче.

После того, как исполнитель завершит задачу - она переходит в статус Выполнена. Если её завершил автор - Завершена. В этом случае автору доступно только одно действие с задачей - отправить в архив.