В программе возможно поставить задачу исполнителю двумя способами:

1. В рамках связанного документа.
2. Отдельно, в разделе Задачи.

В рамках связанного документа постановка задачи может потребоваться, например, при необходимости ознакомить с новым входящим документом руководителя компании, отдельных сотрудников. Или, допустим, найти информацию и подготовить на её основании ответ на поступивший входящий документ (т.е. подготовить исходящий документ), а, прежде, согласовать его содержимое с начальником отдела, юристом или руководителем. Также, можно в рамках связанной задачи согласовать заявление на отпуск или ознакомить приказ об изменении распорядка в предпраздничный день (внутренние документы).

Отдельно поставленная задача может быть не связана с каким-то документом. К примеру, это может быть распоряжение о подготовке отчёта о работе в предыдущем периоде или необходимость в поиске дополнительной информации по контрагентам компании с целью более полного заполнения соответствующих карточек.

Разберём оба варианта на примерах. В первом случае это будет в рамках уже добавленного нами в систему входящего документа. Требуется согласовать обращение жителя с руководителем, для того, чтобы он распорядился - что с ним делать дальше.

Для усложнения процесса, определим, что секретарь в компании отвечает только за приём входящих документов и доведения их содержимого до руководителя.

Соответственно, в рамках своих должностных обязанностей, секретарь, на основании сохранённого документа отправляет задачу руководителю на ознакомление с документом.

После нажатия на кнопку Назначить задачу в карточке входящего документа, появляется окно создания новой задачи (или нескольких задач, по нажатию на кнопку + в верхней левой части): Карточку задачи следует внимательно заполнить, учитывая при этом:

Тема задачи – должна быть понятной и соответствующей содержанию. Избегайте одинаковых, не очевидных названий. Тип задачи – отражает её направленность. Отдел исполнителя – фильтр, который служит для отбора в списке исполнителей. Срок исполнения – проставляется автоматически, но может быть изменён при постановке задачи. После назначения задачи, становится доступно больше элементов в карточке – дополнительные вкладки и кнопки.

Содержимое вкладок задачи:

На вкладке Файлы можно добавить файлы, связанные с исполнением задачи.

На вкладке Связи можно посмотреть связанный документ (переход к нему по двойному нажатию).

На вкладке Отчёт можно заполнить отчёт о выполнении задачи.

На вкладке Комментарии можно обменяться комментариями с автором.

На вкладке История видны действия, которые выполнялись с задачей.

Для изменения содержимого карточки задачи, её автор должен нажать кнопку Вернуть. При этом, работа исполнителя по задаче станет невозможна. При нажатии кнопки Завершить завершается работа всякая работа по задаче. В карточке задачи исполнитель может сделать:

1. Нажать на кнопку Принять в работу. Статус задачи измениться на В работе, автору задачи уйдёт соответствующее уведомление о том, что исполнитель принял задачу в работу.

2. На различных вкладках карточки задачи – добавить файлы, связанные с исполнением задачи (в рамках ознакомления с документом – не требуется), посмотреть связанный документ, заполнить Отчёт о выполнении задачи (можно, например, написать – кто будет заниматься подготовкой ответа на документ, кому назначить связанные задачи по непосредственной работе в рамках запроса жителя и т.д.), обменяться комментариями с автором документа, которые помогут принять решение.

3. Нажать на кнопку Завершить – для того, чтобы статус задачи изменился на Выполнена. После того, как исполнитель завершил задачу – она переходит в статус Выполнена. Если её завершил автор – Завершена. В этом случае автору доступно только одно действие с задачей – отправить в архив.