База знаний

Различия

Показаны различия между двумя версиями страницы.

Ссылка на это сравнение

Предыдущая версия справа и слева Предыдущая версия
Следующая версия 		Предыдущая версия
электронный_документооборот [31.10.2025 13:08]
Ольга Тимохина 		электронный_документооборот [01.11.2025 12:20] (текущий)
Ольга Тимохина
Строка 1: Строка 1:
 [[:start|Вернуться на главную]] [[:start|Вернуться на главную]]
----- 
-===== Электронный документооборот ===== 
- 
-==== 1. Общие сведения ==== 
-=== Обозначение и наименование программы === 
- 
-Программа для ЭВМ – система электронного документооборота. 
-Обозначение: ПО «Докувед». 
  
-=== Назначение и функции ПО «Докувед» ===+====== Электронный документооборот ======
  
 **ПО "Докувед"** - это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций, связанных с регистрацией и учётом документов, подготовкой проектов документов, их согласования и утверждения, постановкой задач внутри организации, их доведения до исполнителей и контроля хода их исполнения.   **ПО "Докувед"** - это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций, связанных с регистрацией и учётом документов, подготовкой проектов документов, их согласования и утверждения, постановкой задач внутри организации, их доведения до исполнителей и контроля хода их исполнения.  
Строка 15: Строка 7:
 В данном справочном руководстве приведены рекомендации по работе с Системой электронного документооборота (далее - Система). Документ предназначен для пользователей системы. В данном справочном руководстве приведены рекомендации по работе с Системой электронного документооборота (далее - Система). Документ предназначен для пользователей системы.
  
-======2. Элементы интерфейса ======+**Основные функции программы:** 
  
-=====2.1 Окно авторизации===== 
- 
-{{:1док.png?400|}} 
-После перехода по ссылке, предоставленной пользователю, в окне авторизации программы следует ввести данные, предоставленные администратором системы - логин и пароль. После успешного ввода авторизационных данных и нажатия на кнопку Войти происходит загрузка программы.  
-{{:2док.png?400|}} 
- 
- 
-После загрузки в окне программы доступен журнал входящих документов. В нём представлены созданные пользователями или пришедшие по связанной с программой электронной почте документы.  
-2.2 Основное окно программы и его элементы  
-2.3 Карточка документа  
-3 Практические советы по работе  
-3.1. Фильтрация в журналах (разделах)  
-3.2. Регистрация документа  
-3.3. Массовые операции  
-3.4. Добавление нового входящего документа  
-3.5. Постановка задач  
-3.6. Согласование ответа  
-3.7. Схема описанного процесса  
- 
- 
-**ПО "Докувед"** - это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций, связанных с регистрацией и учётом документов, подготовкой проектов документов, их согласования и утверждения, постановкой задач внутри организации, их доведения до исполнителей и контроля хода их исполнения.   
-Разработка данного программного решения ведётся компанией **ООО “БИТ”**. 
-В данном справочном руководстве приведены рекомендации по работе с Системой электронного документооборота (далее - Система). Документ предназначен для пользователей системы. 
- 
-**Основные функции программы:**  
   * регистрация и учёт документов (входящих, исходящих, внутренних);    * регистрация и учёт документов (входящих, исходящих, внутренних); 
   * получение электронной почты для дальнейшей отправки ответов из программы;   * получение электронной почты для дальнейшей отправки ответов из программы;
Строка 57: Строка 24:
 Также - хранить информацию о контрагентах, с которыми велась когда-нибудь или ведётся в настоящее время работа. При необходимости, можно построить настраиваемые отчёты за период, по конкретному сотруднику, организации и т.п. Также - хранить информацию о контрагентах, с которыми велась когда-нибудь или ведётся в настоящее время работа. При необходимости, можно построить настраиваемые отчёты за период, по конкретному сотруднику, организации и т.п.
  
 +=====Элементы интерфейса =====
  
 +====Окно авторизации====
  
-=====Окно авторизации===== 
 {{:1док.png?400|}} {{:1док.png?400|}}
 После перехода по ссылке, предоставленной пользователю, в окне авторизации программы следует ввести данные, предоставленные администратором системы - логин и пароль. После успешного ввода авторизационных данных и нажатия на кнопку Войти происходит загрузка программы.  После перехода по ссылке, предоставленной пользователю, в окне авторизации программы следует ввести данные, предоставленные администратором системы - логин и пароль. После успешного ввода авторизационных данных и нажатия на кнопку Войти происходит загрузка программы. 
 {{:2док.png?400|}} {{:2док.png?400|}}
-После загрузки в окне программы доступен журнал входящих документов. В нём представлены созданные пользователями или пришедшие по связанной с программой электронной почте документы.  
  
-===== Основное окно программы и его элементы =====+====Основное окно программы и его элементы==== 
 {{::3_док.jpg?400|}} {{::3_док.jpg?400|}}
  
Строка 91: Строка 59:
   * Функциональная кнопка Создать – основная кнопка, нажатие на которую позволяет создать новый объект (карточку документа, задачи, контрагента и т.д.) в данном разделе.   * Функциональная кнопка Создать – основная кнопка, нажатие на которую позволяет создать новый объект (карточку документа, задачи, контрагента и т.д.) в данном разделе.
  
-===== Карточка документа =====+==== Карточка документа ====
 {{:4док.png?400|}} {{:4док.png?400|}}
  
Строка 132: Строка 100:
   * Завершить  - нажатие завершает работу с создаваемым документом, становится доступной кнопка перемещения документа в архив.   * Завершить  - нажатие завершает работу с создаваемым документом, становится доступной кнопка перемещения документа в архив.
  
-====== Практические советы по работе в программе ===== +===== Практические советы по работе в программе ===== 
-===== Фильтрация в журналах (разделах) =====+==== Фильтрация в журналах (разделах) ====
  
 Меню фильтров раздела позволяет быстро выбрать документы или задачи по распространённым и удобным фильтрам. Меню фильтров раздела позволяет быстро выбрать документы или задачи по распространённым и удобным фильтрам.
Строка 146: Строка 114:
 {{:7док.png?400|}} {{:7док.png?400|}}
  
-===== Регистрация документа =====+==== Регистрация документа ====
 Регистрация документа может потребоваться в различных рабочих ситуациях и очередность действий при этом будет зависеть от принятых в организации процессов. В программе доступна настройка очередей регистрации, которые могут зависеть от различных параметров (на выбор администратора системы). В основном, при стандартной настройке, на очереди регистрации влияет Тип документа и Тип отправителя/получателя. В связи с этим, если в поле Тип отправителя/получателя не сделан конкретный выбор – документу будет присвоен стандартный номер, без уточнения принадлежности очереди. Регистрация документа может потребоваться в различных рабочих ситуациях и очередность действий при этом будет зависеть от принятых в организации процессов. В программе доступна настройка очередей регистрации, которые могут зависеть от различных параметров (на выбор администратора системы). В основном, при стандартной настройке, на очереди регистрации влияет Тип документа и Тип отправителя/получателя. В связи с этим, если в поле Тип отправителя/получателя не сделан конкретный выбор – документу будет присвоен стандартный номер, без уточнения принадлежности очереди.
  
Строка 168: Строка 136:
 {{:10док.png?400|}} {{:10док.png?400|}}
  
-===== Массовые операции =====+==== Массовые операции ====
  
 В случае, если сотруднику присвоена роль регистратора, ему также доступны массовые операции с входящими документами. В случае, если сотруднику присвоена роль регистратора, ему также доступны массовые операции с входящими документами.
Строка 176: Строка 144:
 Для её вызова требуется выделить несколько документов и выбрать из выпадающего списка функцию **Стать автором** или же фамилию другого сотрудника, который станет новым автором в выбранных документах. Кроме того, по нажатию на кнопку **Завершить**, все выбранные документы будут завершены. При переходе в область фильтрации Завершённых документов, регистратору также становится доступна и кнопка **В архив**, которая позволяет заархивировать сразу все выбранные документы. Для её вызова требуется выделить несколько документов и выбрать из выпадающего списка функцию **Стать автором** или же фамилию другого сотрудника, который станет новым автором в выбранных документах. Кроме того, по нажатию на кнопку **Завершить**, все выбранные документы будут завершены. При переходе в область фильтрации Завершённых документов, регистратору также становится доступна и кнопка **В архив**, которая позволяет заархивировать сразу все выбранные документы.
  
-===== Добавление нового входящего документа =====+==== Добавление нового входящего документа ====
  
 Повседневная задача в программе заключается в том, чтобы добавить новый полученный входящий документ. Если это обращение по электронной почте, из ГИС ЖКХ или Личного кабинета жителя – большая часть документа будет уже предзаполнена. Повседневная задача в программе заключается в том, чтобы добавить новый полученный входящий документ. Если это обращение по электронной почте, из ГИС ЖКХ или Личного кабинета жителя – большая часть документа будет уже предзаполнена.
Строка 251: Строка 219:
 оставшейся информации в карточку документа. оставшейся информации в карточку документа.
  
-===== Постановка задач =====+==== Постановка задач ====
  
 **В программе возможно поставить задачу исполнителю двумя способами:** **В программе возможно поставить задачу исполнителю двумя способами:**
Строка 304: Строка 272:
 После того, как исполнитель завершил задачу – она переходит в статус **Выполнена**. Если её завершил автор – **Завершена**. В этом случае автору доступно только одно действие с задачей – отправить в архив. После того, как исполнитель завершил задачу – она переходит в статус **Выполнена**. Если её завершил автор – **Завершена**. В этом случае автору доступно только одно действие с задачей – отправить в архив.
  
-===== Согласование ответа =====+==== Согласование ответа ====
  
 Возвращаемся к моделированной ситуации. В рамках своих обязанностей секретарь довела до руководителя содержание входящего документа и получила рекомендации по дальнейшим действиям с документом.  Возвращаемся к моделированной ситуации. В рамках своих обязанностей секретарь довела до руководителя содержание входящего документа и получила рекомендации по дальнейшим действиям с документом. 
Строка 335: Строка 303:
 Таким образом работа по исходящему документу будет завершена. Теперь его можно поместить в архив, нажав соответствующую кнопку **В архив**. Таким образом работа по исходящему документу будет завершена. Теперь его можно поместить в архив, нажав соответствующую кнопку **В архив**.
  
-===== Схема описанного процесса =====+==== Схема описанного процесса ====
  
  {{:27док.png?400|}}  {{:27док.png?400|}}
  
электронный_документооборот.1761916114.txt.gz · Последнее изменение: 31.10.2025 13:08 — Ольга Тимохина