Возвращаемся к моделированной ситуации. В рамках своих обязанностей секретарь довела до руководителя содержание входящего документа и получила рекомендации по дальнейшим действиям с документом.

В связи с этим, чтобы назначенный исполнитель смог подготовить ответ (исходящий документ) на полученное обращение, секретарь назначает задачу на исполнение.

Согласно распоряжению руководителя, дальнейшую работу будет проводить технический отдел. Начальник технического отдела – новый исполнитель по обращению. Она решает самостоятельно ответить на поступившее обращение. Текст ответа потребуется согласовать с руководителем.

Для этого в карточке входящего документа она нажимает кнопку Ответить.

После этого будет создан новый связанный исходящий документ: Начальник технического отдела, обнаружив, что контакты не полные, звонит собственнику и уточняет его адрес электронной почты. Отправитель обращения, в связи с этим, просит её продублировать официальный ответ и на адрес электронной почты, который он сообщил.

Для этого требуется добавить адрес электронной почты в карточку контрагента. Можно сделать это из соответствующего подраздела Контрагенты. Кроме того, можно это сделать прямо из карточки документа. Адрес добавлен, карточка документа заполнена, можно провести согласование с руководителем компании. Для этого следует нажать кнопку Назначить задачу в карточке исходящего документа и заполнить карточку назначения связанной задачи.

Кроме руководителя, по условиям, принятым в УК «Дом», дополнительно требуется согласовать содержимое ответа с юристом. После нажатия на кнопку Назначить будут созданы две связанные с исходящим документом задачи на согласование – руководителю и юристу. Они открывают карточку задачи на согласование и оценивают содержимое согласуемого ответа. Документ согласован. Теперь его требуется зарегистрировать.

После регистрации секретарь сможет распечатать автоматически сформированный исходящий ответ, чтобы затем отправить его почтой собственнику жилья. Кроме того, секретарю требуется продублировать ответ собственнику жилья по электронной почте.

Для этого требуется проверить правильность выбранного адреса для отправки и нажать кнопку Ответить на вкладке Ответ исходящего документа. Таким образом работа по исходящему документу будет завершена. Теперь его можно поместить в архив, нажав соответствующую кнопку В архив.