ПО «Докувед» - это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций, связанных с регистрацией и учётом документов, подготовкой проектов документов, их согласования и утверждения, постановкой задач внутри организации, их доведения до исполнителей и контроля хода их исполнения. Разработка данного программного решения ведётся компанией ООО “БИТ”. В данном справочном руководстве приведены рекомендации по работе с Системой электронного документооборота (далее - Система). Документ предназначен для пользователей системы.

Основные функции программы:

• регистрация и учёт документов (входящих, исходящих, внутренних);
• получение электронной почты для дальнейшей отправки ответов из программы;
• получение обращений из ГИС ЖКХ и ответов на них;
• получение обращений из Личного кабинета жителя и ответов на них;
• подготовки проектов исходящих и внутренних документов, их согласование и утверждение;
• постановка задач, доведение их до исполнителей и контроль хода их исполнения;
• работы с имеющимися у компании контрагентами, хранение их контактной информации;
• подготовка отчётов о работе в программе;
• поиск документов и задач согласно различным условиям;
• формирование архива завершённых документов и задач.

В программе имеется возможность построить всю работу с документами в организации. Кроме того - организовать постановку задач между сотрудниками с возможностью контроля. Также - хранить информацию о контрагентах, с которыми велась когда-нибудь или ведётся в настоящее время работа. При необходимости, можно построить настраиваемые отчёты за период, по конкретному сотруднику, организации и т.п.

Окно авторизации После перехода по ссылке, предоставленной пользователю, в окне авторизации программы следует ввести данные, предоставленные администратором системы - логин и пароль. После успешного ввода авторизационных данных и нажатия на кнопку Войти происходит загрузка программы. После загрузки в окне программы доступен журнал входящих документов. В нём представлены созданные пользователями или пришедшие по связанной с программой электронной почте документы.

Основное меню программы - разделы.

• Входящие - документы, которые поступают в организацию извне. Включает в себя Претензии и Акты осмотра.
• Исходящие - документы, которые готовят сотрудники организации.
• Внутренние - документы, относящиеся к категории “Организационно- распорядительные документы”, служебные записки, приказы, распоряжения, заявления и т.д.
• Задачи - на их основании происходит основное взаимодействие между сотрудниками организации. По связанным документам или отдельно.
• Архив - документы и задачи, работа с которыми была полностью завершена.
• Контрагенты - раздел с доступом к спискам контрагентов организации - физических или юридических лиц (в том числе - органов надзора), а также доступ к формируемым в программе отчетам).
• Отчеты - раздел с доступом к спискам отчетов, которые доступны текущему пользователю.
• Поиск - результаты поиска в программе с возможностью подробной фильтрации.

Меню настроек и уведомлений

• Переключатель активного сотрудника (может быть больше одного)
• Уведомления (колокольчик) - меню всех уведомлений программы, разделенных по категориям.
• Переключение темы оформления

Меню пользователя (инициалы авторизованного пользователя) - настройки, справка о программе, кнопки смены пользователя и выхода из программы.

• Журнал раздела - перечень объектов (например, документов или задач), представленных в табличном виде с делением на страницы. Доступно переключение количества объектов, одновременно доступных на странице (25-100).
• Быстрые фильтры раздела - фильтры, которыми пользуются чаще всего.
• Кнопка просмотра записей в текущем журнале на конкретную дату.
• Меню элементов отображения – показ в полноэкранном режиме, скрытие колонок журнала.
• Функциональная кнопка Создать – основная кнопка, нажатие на которую позволяет создать новый объект (карточку документа, задачи, контрагента и т.д.) в данном разделе.

В карточке документа представлены следующие элементы интерфейса:

1. Кнопки дополнительных действий

• Кнопка добавления тегов.
• Кнопка добавления ручной связи. Открывается окно поиска и связывания с текущим объектом дополнительных вручную.
• Кнопка печати формы карточки документа.

2. Блок реквизитов документа.

• Тема документа - о чём этот создаваемый документ.
• Исходящий номер – номер исходящего, который был во входящем документе, который получили.
• Тип документа - к какому разделу документ относится.
• Статус документа – состояние, в котором находится документ в данный момент. Например, это черновик или документ, переданный в работу.
• Регистрационный номер документа - очередной номер регистрации.
• Данные о времени создания документа и авторе, который его создал.
• Срок документа – планируемый срок, который отводится на обработку запроса по документу.
• Приоритет – выставляемая важность документа.

3. Блок данных отправителя документа.

• Тип отправления - откуда получен входящий документ, по какому каналу связи.
• Тип отправителя - категория отправителя входящего документа.
• Организация - заполняется, если отправитель - юридическое лицо или контролирующий орган.
• Отправитель документа - непосредственная персона отправителя, от которого получен входящий документ.
• Данные о телефоне и электронной почте отправителя документа.
• Связанный с документом адрес – адрес, по которому получен запрос. Может отличаться от адреса отправителя.

4. Вкладки функциональных частей карточки.

• Информация - поле для указания дополнительной информации о документе.
• Файлы - интерфейс добавления файлов к карточке документа.
• Связи - место отображения документов или задач, которые связаны с создаваемым документом.
• История - история изменений содержимого или свойств создаваемого документа.

5. Блок функциональных кнопок.

• Сохранить - нажатие сохраняет содержимое карточки и закрывает её.
• Назначить задачу - нажатие открывает интерфейс назначения связанных с документом задач по его обработке одному или нескольким исполнителям.
• Ответить - нажатие приводит к быстрому ответу на заполненный документ, пропуская процесс согласования содержимого входящего или исходящего документа.
• Задание - подготовка производственного задания на основании поступившего обращения для подрядной организации.
• Завершить - нажатие завершает работу с создаваемым документом, становится доступной кнопка перемещения документа в архив.

Меню фильтров раздела позволяет быстро выбрать документы или задачи по распространённым и удобным фильтрам.

Также в меню фильтров можно найти дополнительные фильтры для ограничения списка объектов раздела.

Применение фильтров происходит при выборе одного или нескольких фильтров и нажатия кнопки Применить внизу панели фильтров. Для дополнительной фильтрации журнала в рамках текущей страницы, можно нажать на любую из колонок.

Регистрация документа может потребоваться в различных рабочих ситуациях и очередность действий при этом будет зависеть от принятых в организации процессов. В программе доступна настройка очередей регистрации, которые могут зависеть от различных параметров (на выбор администратора системы). В основном, при стандартной настройке, на очереди регистрации влияет Тип документа и Тип отправителя/получателя. В связи с этим, если в поле Тип отправителя/получателя не сделан конкретный выбор – документу будет присвоен стандартный номер, без уточнения принадлежности очереди.

В общем виде зарегистрировать документы можно:

1. Входящий документ, полученный официально из внешнего источника.

2. Исходящий документ, прежде чем он будет отправлен, официальным письмом 3. Внутренний документ, для принятия в исполнение.

Зарегистрировать документ можно двумя способами:

1. Самостоятельно, если сотрудник обладает правами на регистрацию документов, которые ему выданы администратором системы.

2. С помощью другого сотрудника, у которого есть права на регистрацию - посредством постановки задачи на регистрацию.

Для этого требуется из регистрируемого документа назначить связанную задачу на его регистрацию другому сотруднику.

Практические советы по работе в программе