ПО «Докувед» - это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций, связанных с регистрацией и учётом документов, подготовкой проектов документов, их согласования и утверждения, постановкой задач внутри организации, их доведения до исполнителей и контроля хода их исполнения. Разработка данного программного решения ведётся компанией ООО “БИТ”. В данном справочном руководстве приведены рекомендации по работе с Системой электронного документооборота (далее - Система). Документ предназначен для пользователей системы.

Основные функции программы:

• регистрация и учёт документов (входящих, исходящих, внутренних);
• получение электронной почты для дальнейшей отправки ответов из программы;
• получение обращений из ГИС ЖКХ и ответов на них;
• получение обращений из Личного кабинета жителя и ответов на них;
• подготовки проектов исходящих и внутренних документов, их согласование и утверждение;
• постановка задач, доведение их до исполнителей и контроль хода их исполнения;
• работы с имеющимися у компании контрагентами, хранение их контактной информации;
• подготовка отчётов о работе в программе;
• поиск документов и задач согласно различным условиям;
• формирование архива завершённых документов и задач.

В программе имеется возможность построить всю работу с документами в организации. Кроме того - организовать постановку задач между сотрудниками с возможностью контроля. Также - хранить информацию о контрагентах, с которыми велась когда-нибудь или ведётся в настоящее время работа. При необходимости, можно построить настраиваемые отчёты за период, по конкретному сотруднику, организации и т.п.

Окно авторизации После перехода по ссылке, предоставленной пользователю, в окне авторизации программы следует ввести данные, предоставленные администратором системы - логин и пароль. После успешного ввода авторизационных данных и нажатия на кнопку Войти происходит загрузка программы. После загрузки в окне программы доступен журнал входящих документов. В нём представлены созданные пользователями или пришедшие по связанной с программой электронной почте документы.

Основное меню программы - разделы.

• Входящие - документы, которые поступают в организацию извне. Включает в себя Претензии и Акты осмотра.
• Исходящие - документы, которые готовят сотрудники организации.
• Внутренние - документы, относящиеся к категории “Организационно- распорядительные документы”, служебные записки, приказы, распоряжения, заявления и т.д.
• Задачи - на их основании происходит основное взаимодействие между сотрудниками организации. По связанным документам или отдельно.
• Архив - документы и задачи, работа с которыми была полностью завершена.
• Контрагенты - раздел с доступом к спискам контрагентов организации - физических или юридических лиц (в том числе - органов надзора), а также доступ к формируемым в программе отчетам).
• Отчеты - раздел с доступом к спискам отчетов, которые доступны текущему пользователю.
• Поиск - результаты поиска в программе с возможностью подробной фильтрации.

Меню настроек и уведомлений

• Переключатель активного сотрудника (может быть больше одного)
• Уведомления (колокольчик) - меню всех уведомлений программы, разделенных по категориям.
• Переключение темы оформления

Меню пользователя (инициалы авторизованного пользователя) - настройки, справка о программе, кнопки смены пользователя и выхода из программы.

• Журнал раздела - перечень объектов (например, документов или задач), представленных в табличном виде с делением на страницы. Доступно переключение количества объектов, одновременно доступных на странице (25-100).
• Быстрые фильтры раздела - фильтры, которыми пользуются чаще всего.
• Кнопка просмотра записей в текущем журнале на конкретную дату.
• Меню элементов отображения – показ в полноэкранном режиме, скрытие колонок журнала.
• Функциональная кнопка Создать – основная кнопка, нажатие на которую позволяет создать новый объект (карточку документа, задачи, контрагента и т.д.) в данном разделе.

В карточке документа представлены следующие элементы интерфейса:

1. Кнопки дополнительных действий

• Кнопка добавления тегов.
• Кнопка добавления ручной связи. Открывается окно поиска и связывания с текущим объектом дополнительных вручную.
• Кнопка печати формы карточки документа.

2. Блок реквизитов документа.

• Тема документа - о чём этот создаваемый документ.
• Исходящий номер – номер исходящего, который был во входящем документе, который получили.
• Тип документа - к какому разделу документ относится.
• Статус документа – состояние, в котором находится документ в данный момент. Например, это черновик или документ, переданный в работу.
• Регистрационный номер документа - очередной номер регистрации.
• Данные о времени создания документа и авторе, который его создал.
• Срок документа – планируемый срок, который отводится на обработку запроса по документу.
• Приоритет – выставляемая важность документа.

3. Блок данных отправителя документа.

• Тип отправления - откуда получен входящий документ, по какому каналу связи.
• Тип отправителя - категория отправителя входящего документа.
• Организация - заполняется, если отправитель - юридическое лицо или контролирующий орган.
• Отправитель документа - непосредственная персона отправителя, от которого получен входящий документ.
• Данные о телефоне и электронной почте отправителя документа.
• Связанный с документом адрес – адрес, по которому получен запрос. Может отличаться от адреса отправителя.

4. Вкладки функциональных частей карточки.

• Информация - поле для указания дополнительной информации о документе.
• Файлы - интерфейс добавления файлов к карточке документа.
• Связи - место отображения документов или задач, которые связаны с создаваемым документом.
• История - история изменений содержимого или свойств создаваемого документа.

5. Блок функциональных кнопок.

• Сохранить - нажатие сохраняет содержимое карточки и закрывает её.
• Назначить задачу - нажатие открывает интерфейс назначения связанных с документом задач по его обработке одному или нескольким исполнителям.
• Ответить - нажатие приводит к быстрому ответу на заполненный документ, пропуская процесс согласования содержимого входящего или исходящего документа.
• Задание - подготовка производственного задания на основании поступившего обращения для подрядной организации.
• Завершить - нажатие завершает работу с создаваемым документом, становится доступной кнопка перемещения документа в архив.

Меню фильтров раздела позволяет быстро выбрать документы или задачи по распространённым и удобным фильтрам.

Также в меню фильтров можно найти дополнительные фильтры для ограничения списка объектов раздела.

Применение фильтров происходит при выборе одного или нескольких фильтров и нажатия кнопки Применить внизу панели фильтров. Для дополнительной фильтрации журнала в рамках текущей страницы, можно нажать на любую из колонок.

Регистрация документа может потребоваться в различных рабочих ситуациях и очередность действий при этом будет зависеть от принятых в организации процессов. В программе доступна настройка очередей регистрации, которые могут зависеть от различных параметров (на выбор администратора системы). В основном, при стандартной настройке, на очереди регистрации влияет Тип документа и Тип отправителя/получателя. В связи с этим, если в поле Тип отправителя/получателя не сделан конкретный выбор – документу будет присвоен стандартный номер, без уточнения принадлежности очереди.

В общем виде зарегистрировать документы можно:

1. Входящий документ, полученный официально из внешнего источника.

2. Исходящий документ, прежде чем он будет отправлен, официальным письмом 3. Внутренний документ, для принятия в исполнение.

Зарегистрировать документ можно двумя способами:

1. Самостоятельно, если сотрудник обладает правами на регистрацию документов, которые ему выданы администратором системы.

2. С помощью другого сотрудника, у которого есть права на регистрацию - посредством постановки задачи на регистрацию.

Для этого требуется из регистрируемого документа назначить связанную задачу на его регистрацию другому сотруднику.

В случае, если сотруднику присвоена роль регистратора, ему также доступны массовые операции с входящими документами. В текущей версии реализация массовых операций выполнена в виде дополнительной панели инструментов.

Для её вызова требуется выделить несколько документов и выбрать из выпадающего списка функцию Стать автором или же фамилию другого сотрудника, который станет новым автором в выбранных документах. Кроме того, по нажатию на кнопку Завершить, все выбранные документы будут завершены. При переходе в область фильтрации Завершённых документов, регистратору также становится доступна и кнопка В архив, которая позволяет заархивировать сразу все выбранные документы.

Повседневная задача в программе заключается в том, чтобы добавить новый полученный входящий документ. Если это обращение по электронной почте, из ГИС ЖКХ или Личного кабинета жителя – большая часть документа будет уже предзаполнена.

Но, если это личное обращение или письмо, пришедшее через Почту России, процесс будет одинаков.

Например, в офис управляющей компании пришёл житель обслуживаемого дома и сообщил, что он хочет написать заявление о том, чтобы представители управляющей компании обследовали швы на стене дома у его квартиры.

Текст рукописного заявления на бумаге (бланк предоставила для заполнения жителю секретарь), допустим, будет выглядеть таким образом:

Директору УК “Дом”

Николаеву А.И.

от Иванова Петра Владимировича

собственника жилья по адресу:

ул. Калинина, 32, кв. 18

8-925-925-25-52

Заявление

Прошу обследовать межпанельные швы в моей квартире. Зимой отсырел угол стены и появился грибок, во время дождей с верхнего откоса на кухне идёт протечка в квартиру, намокают обои вдоль плинтуса и по полу пошла плесень. Прошу принять меры по устранению данных проблем.

10.10.2025 П.В. Иванов

Дальнейшие действия секретаря будут такие:

1. Принять заявление и зарегистрировать его.
2. На заявлении поставить отметку о номере и дате регистрации обращения.
3. Сделать копию обращения и отдать жителю.
4. Занести обращение в систему для работы с ним.

Для того, чтобы поставить отметку о номере и дате регистрации на обращении, секретарю требуется знать следующий по порядку регистрационный номер. Кроме того, в организации могут использоваться различные очереди регистрации, которые соответствуют определённой группе клиентов.

Разберём по порядку действия секретаря в программе:

• Принять заявление и зарегистрировать его.

Секретарь сканирует документ, определяет местоположение его скан-копии для добавления в карточку электронного документа. Далее следует нажать на универсальную кнопку Создать в разделе Входящие документы: И заполнить карточку документа: Добавить информацию о собственнике, если она не была добавлена ранее (в ином случае, её можно отредактировать): Далее прикладываем сканированное обращение собственника жилья на вкладке Файлы карточки документа: Это можно сделать по нажатию на поле, в стандартном диалоге. Кроме того – перенести необходимые файлы в окно карточки документа. Они будут добавлены после сохранения.

Таким образом черновик нового входящего документа будет сохранён и станет доступна возможность зарегистрировать входящий документ: При нажатии на кнопку Регистрация (доступна только пользователям с правом регистрации), будет проставлен очередной номер регистрации.

- На заявлении поставить отметку о номере и дате регистрации обращения.

Номер регистрации есть, секретарь может вписать его в поставленную печать регистрации на оригинал обращения собственника жилья.

- Сделать копию обращения и отдать жителю.

Житель может быть уверен, что его обращение взято в работу, теперь он может интересоваться сроками и результатом работы по обращению удобным согласованным способом (например, звонок по телефону с указанием номера входящего обращения).

- Занести обращение в систему для работы с ним.

Обращение занесено на первом этапе секретарём. Как вариант, для сокращения времени первичной реакции на обращение, могла быть заполнены только Тема документа, сохранён, а, затем, зарегистрирован новый входящий документ. А секретарь запланировал бы дальнейшее внесение оставшейся информации в карточку документа.

В программе возможно поставить задачу исполнителю двумя способами:

1. В рамках связанного документа.
2. Отдельно, в разделе Задачи.

В рамках связанного документа постановка задачи может потребоваться, например, при необходимости ознакомить с новым входящим документом руководителя компании, отдельных сотрудников. Или, допустим, найти информацию и подготовить на её основании ответ на поступивший входящий документ (т.е. подготовить исходящий документ), а, прежде, согласовать его содержимое с начальником отдела, юристом или руководителем. Также, можно в рамках связанной задачи согласовать заявление на отпуск или ознакомить приказ об изменении распорядка в предпраздничный день (внутренние документы).

Отдельно поставленная задача может быть не связана с каким-то документом. К примеру, это может быть распоряжение о подготовке отчёта о работе в предыдущем периоде или необходимость в поиске дополнительной информации по контрагентам компании с целью более полного заполнения соответствующих карточек.

Разберём оба варианта на примерах. В первом случае это будет в рамках уже добавленного нами в систему входящего документа. Требуется согласовать обращение жителя с руководителем, для того, чтобы он распорядился - что с ним делать дальше.

Для усложнения процесса, определим, что секретарь в компании отвечает только за приём входящих документов и доведения их содержимого до руководителя.

Соответственно, в рамках своих должностных обязанностей, секретарь, на основании сохранённого документа отправляет задачу руководителю на ознакомление с документом.

После нажатия на кнопку Назначить задачу в карточке входящего документа, появляется окно создания новой задачи (или нескольких задач, по нажатию на кнопку + в верхней левой части): Карточку задачи следует внимательно заполнить, учитывая при этом:

Тема задачи – должна быть понятной и соответствующей содержанию. Избегайте одинаковых, не очевидных названий. Тип задачи – отражает её направленность. Отдел исполнителя – фильтр, который служит для отбора в списке исполнителей. Срок исполнения – проставляется автоматически, но может быть изменён при постановке задачи. После назначения задачи, становится доступно больше элементов в карточке – дополнительные вкладки и кнопки.

Содержимое вкладок задачи:

На вкладке Файлы можно добавить файлы, связанные с исполнением задачи.

На вкладке Связи можно посмотреть связанный документ (переход к нему по двойному нажатию).

На вкладке Отчёт можно заполнить отчёт о выполнении задачи.

На вкладке Комментарии можно обменяться комментариями с автором.

На вкладке История видны действия, которые выполнялись с задачей.

Для изменения содержимого карточки задачи, её автор должен нажать кнопку Вернуть. При этом, работа исполнителя по задаче станет невозможна. При нажатии кнопки Завершить завершается работа всякая работа по задаче. В карточке задачи исполнитель может сделать:

1. Нажать на кнопку Принять в работу. Статус задачи измениться на В работе, автору задачи уйдёт соответствующее уведомление о том, что исполнитель принял задачу в работу.

2. На различных вкладках карточки задачи – добавить файлы, связанные с исполнением задачи (в рамках ознакомления с документом – не требуется), посмотреть связанный документ, заполнить Отчёт о выполнении задачи (можно, например, написать – кто будет заниматься подготовкой ответа на документ, кому назначить связанные задачи по непосредственной работе в рамках запроса жителя и т.д.), обменяться комментариями с автором документа, которые помогут принять решение.

3. Нажать на кнопку Завершить – для того, чтобы статус задачи изменился на Выполнена. После того, как исполнитель завершил задачу – она переходит в статус Выполнена. Если её завершил автор – Завершена. В этом случае автору доступно только одно действие с задачей – отправить в архив.

Практические советы по работе в программе