Работа отдела начинается с оценки перечня документов: И, затем, необходимости подготовки ответа на поступившее обращение:

В примере - обращение из ГИС ЖКХ от жителя. В связи с этим, ограничена смена типа отправления, типа отправителя и непосредственно самого обратившегося. Это сделано для сохранения связи с первоначальным обращением дальнейшего ответа.

В карточке входящего документа уже проставлена вся необходимая информация, карточка заполнена. Так как это сообщение, поступившее из внешней системы, оно автоматически зарегистрировано. В ином случае, требовалось бы ещё и дозаполнить необходимую информацию.

Следующий этап работы - ознакомление Руководителя с новым обращением и получение его решения о назначении обращения в работу конкретным отделу (или отделам).

Для этого следует нажать на кнопку Назначить задачу и в следующем окне выбрать - кого требуется ознакомить с содержимым обращения:

Затем, после подтверждения, задача на ознакомление будет назначена:

Руководитель, ознакомившись с задачей и изначальным документом, определит исполнителей:

Далее, требуется завершить задачу на ознакомление и создать новую - на исполнение определённым Руководителем исполнителям. Для этого требуется нажать во входящем документе на кнопку Вернуть (чтобы вернуть его с обработки):

Затем повторно Назначить задачу, чтобы сообщить исполнителям о необходимости подготовки ответа на обращение:

На вкладке Связи входящего документа можно оценить все назначенные задачи:

Главному и дополнительному исполнителю следует ознакомиться с поступившей задачей и принять её в работу.

Затем, для подготовки и переназначения связанного исходящего документа, следует завершить работу по обработке входящего документа, нажав в его карточке на кнопку Завершить. Станет доступна кнопка Ответить, при нажатии на которую будет создан связанный исходящий документ, с которым будет работать Главный исполнитель:

В нём следует назначить Автором Главного исполнителем, во вкладке Информация указать информацию об определённых Руководителем исполнителях и нажать кнопку Сохранить и закрыть.

Текущий этап работы закончен - далее очередь готовить ответ на обращение у Главного и дополнительного исполнителей. После того, как исполнители подготовят ответ - ими будут выполнены задачи на исполнение и подготовлен исходящий документ. Общий отдел выполняет завершающие действия с исходящим документом - согласование, регистрацию, отправку в ответ на поступившее обращение.

Файл официального ответа в формате электронного документа будет сформирован системой и добавлен на вкладке Файлы уже после завершения исходящего документа. Его можно просмотреть после нажатия на символ глаза на его иконке:

Его будет возможно просмотреть и отредактировать, если требуется: